時間管理マトリックスを使用して重要なことを行う方法

人生の大きな変化や混乱が起こったとき、時間管理は窓から飛び出す最初のことの1つです。そのような状況では、時間がすべての定義を失う可能性があります。当然のことながら、緊急かつ重要という用語は新しい意味を帯びています。

彼の本では、 非常に効果的な人々の7つの習慣 、Steven Coveyは、彼が時間管理マトリックスと呼ぶ概念を普及させました。 Coveyは、目覚めている間に費やした時間を4つの象限に分解します。

象限1 ：緊急かつ重要。例：救急医療で助けを得る、または小さな子供が交通にぶつかるのを止める。
第2象限 ：緊急ではありませんが、重要です。例：車内のオイルを定期的に交換したり、1時間以内にすべての顧客の連絡に有意義に対応するという社内の目標を達成したりします。
第3象限 ：緊急ですが、重要ではありません。例：同僚が会社のピクニックについて尋ねるために立ち寄ったり、期間限定のオファーに応答したりします。
第4象限 ：緊急でも重要でもありません。例：ソーシャルメディアフィードのドゥームスクローリング、知らない人が投稿したWebサイトのコメントへの返信、テレビのビンジセッション。

SageAutomationによって示されるマトリックスグラフは次のとおりです。^[1]

これらの4つの象限を最大限に活用するには、Coveyの用語をどのように、そして何に割り当てるかについて、残酷に正直である必要があります。対処方法は次のとおりです。

1.あなたの時間にドルの数字を置きます

あなたがしたい場合は時間の浪費を排除するあなたの人生の中で、それがお金であるかのようにあなたの時間を扱い始めてください。時間を資産と見なすと、ややあいまいな概念のように感じることがあります。あなたの時間にドル記号を付けることは急いで明快さをもたらすでしょう。

財務の専門家であるデイブ・ラムジーは、すべてのお金をカテゴリに割り当てることで、稼いだすべてのペニーを追跡することを提案しています。たとえば、次の給料の1,000ドルが家賃のカテゴリに分類され、400ドルが食料品に使われる場合があります。広告

時間の命名と追跡を開始するまで、時間管理は当て推量と直感にすぎません。 Coveyの時間管理マトリックスとRamseyの手法を組み合わせることは、時間管理の運転席に身を置くための最初のステップです。たぶんあなたはあなたの時間が1時間あたり30ドルの現金価値を運ぶと決めるでしょう。たとえば、Netflixの大騒ぎの終わりに、4.5時間を費やしたことがわかります。それは135ドルの正味価値になります。娯楽の下でこれを毎日のログに記録します。

ほとんどの人と同じように、さまざまなライフカテゴリに割り当てた金額を合計すると、月末に明確な瞬間が訪れる可能性があります。

1回のテレビビンジに費やした135ドルを肩をすくめるかもしれませんが、1か月でそのカテゴリに1,485ドルを費やしたことに気付いたとき、どのように感じますか？参考までに、1日16時間の起床を想定した場合、31日間の月の利用可能な時間の在庫は$ 14,880になります。労働時間だけでも、おそらく$ 4,500〜 $ 6,000の範囲の何かを吸収しました。

今、あなたはあなたの優先順位を管理することに本当の明快さをもたらす力を持っています。テレビを見ることは、あなたの総起床時間のほぼ10％の価値が本当にありましたか？あなただけがこの質問に答えることができます。

2.時間管理マトリックスの成功に向けて準備する

すべてのタスクを書き出すことから始めます

この時点で、あなたがしようとしているのはあなたの脳を空にすることだけです。緊急性、重要性、または期限について考えることにエネルギーを費やさないでください。その部分は後で来るでしょう。今のところ、脳内で話題になっているすべてのタスクをスプレッドシートまたは紙に書き込めるように最善を尽くしてください。

自分に最適なツールを使用して、考えをできるだけ早くアンロードできるようにします。すべてをキャプチャしたと確信するまで停止しないでください。

次に、各タスクに期限を割り当てます

石に設定されていることがわかっている期限を記入することから始めます。健全な関係を維持するには、他の人に対してすでに行った取り組みを優先する必要があります。可能であれば、約束した期限よりも前に期限を設定してください。さらに先にフレックスタイムが必要になる場合があります。約束を怠り、過剰に配達するような人として知られるという時間管理の目標から始めます。広告

緊急であることがわかっているタスクを強調表示します。緊急という用語の適用には注意してください。あなたにとって緊急と思われることは、あなたの家族、友人、そして顧客にとって何の影響もないかもしれません。誰もが個人的な作業定義を考え出す必要がありますが、最初は、この分類を慎重に使用してください。

分類するときに、以前のコミットメントに優先順位を付けます。いつでも戻って特定のタスクをこのステータスにアップグレードできますが、ある程度の抑制を示すことから始めます。結局のところ、すべてが緊急である場合、本当に緊急なものはありません。

重要度でリストを並べ替える

これは、紙の代わりにスプレッドシートを使用することが実際に報われる場所です。スプレッドシートに重要度の列を挿入するか、紙やインデックスカードを使用している場合は別の色のペンまたはマーカーを選択します。各タスクに、1（まったく重要ではない）から100（最も重要な）までの重要度を付けます。

個人的には、粒度が大きいため、1から100のスケールを使用するのが好きです。たとえば、2つのタスクが両方とも1から10のスケールで8を評価する場合がありますが、並べ替えの際に82と88を区別できます。

3.あなたの人生を時間管理マトリックスにつなげる

さて、一歩下がって、あなたが持っているものを見てください。宿題を終えたら、重要性と緊急性のランキングとともに、すべてのタスクが表示されるはずです。

各タスクを時間管理マトリックスの4つの象限の1つに移動し始めます。明らかな配置から始めます。それらがグリッド上にあると、2つの象限のいずれかに合法的に到達する可能性のあるクローズコールを評価できます。重要性や緊急性の観点からアイテムの再ランク付けを開始することができますが、それは問題ありません。一部のタスクは、当初考えていたほど重要でも緊急でもないことに気付くかもしれません。

Q1：オープンランディングストリップを維持する

できるだけ多くのものを緊急かつ重要な象限に入れないようにしてください。これは、時間管理の最初の試みでは不可能かもしれませんが、第1四半期にある程度のオープンスペースを維持するという長期的な目標を設定します。これは、他の3つの象限に表示されるタスクを可能な限り効率的かつ効果的に処理することで実現できます。広告

たとえば、忙しいスタートアップファウンダーは、体調を維持したいが、ジムで過ごす時間はありません。ウォールストリートジャーナルのベストセラー作家であるジョンジャキーシュ博士は、ヘビーウェイトトレーニングよりも可変レジスタンストレーニングを推奨しています。可変筋力トレーニングは、はるかに短い時間でフィットネスのより良い結果をもたらすことが科学的に証明されています、とジャキッシュ博士は言います。これを高タンパク食と組み合わせると、起業家は1日の貴重な時間を犠牲にすることなく、希望する結果を得ることができます。

明らかに、今から10分後にクライアントに電話をかけて、Q1に即座に何かを配置することができます。あなたの側の計画や準備がそれがそこに着陸するのを止めることができなかったので、それはあなたのせいではありません。あなたの仕事は、この不測の事態に備えて着陸帯を利用できるようにしておくことです。

Q2：専用の時間ブロックでこれらのタスクをノックアウトする

何かが重要な場合、それは最終的に緊急になる可能性が高いです。オイル交換の例を使用すると、エンジンが停止する前に、明らかにこのタスクに対処する必要があります。そうでない場合は、Q2タスクを突然Q1に再分類する必要があり、それを維持するためにまったく新しいQ1が必要になります。レンタカーを入手してください。

他の第2四半期のタスクが緊急になることは決してないかもしれませんが、それでもこれらの全体像のアイテムの重要性が損なわれることはありません。おそらくあなたは職場の反人種差別を促進するためにもっと学ぶことにコミットしていると、著者でフォーブスの寄稿者であるダナ・ブラウンリーは述べています。その目標に向けて必要な時間を確保するためにカレンダーの時間を積極的にブロックしない限り、その目標は実現しない可能性があります。^[二]

これらのタスクをスケジュールするための意識的な努力がなければ、それらは永遠に取り消されたままになります。

Q3：緊急アイテムにいくつか質問する

このカテゴリの少なくとも1つの問題は、緊急のタスクがしばしば重要であると偽装することです。 2つを混同するのはよくあることなので、この区別をすることを学ぶことが重要です。着陸を希望している見込み顧客からのテキストメッセージは緊急ですが、保険代理店からの年次ポリシーレビューのスケジュールを希望するメールはおそらく金曜日まで待つことができます。

電子メール、ボイスメール、テキストメッセージ、およびその他の形式の即時通信は、ほとんどの場合、切迫感を伴いますが、重要ではない場合があります。第3四半期に上陸したものを見て、送信者の切迫感を共有しているかどうかを自問してください。第3四半期の混乱を最小限に抑えるために、特定のグループ、個人、またはニュースレターの購読を解除する時期かもしれません。広告

Q4：緊急ではなく、重要ではない活動を最大限に活用する

Q4は、すべての時間管理者がダンプするのが好きな象限ですが、それほど急いではいけません。あなたは間違いなく完全な時間の無駄を排除したいのですが、これはダウンタイムが存在する象限でもあります。第4四半期のすべての活動を完全に誓うのではなく、自分が行っている活動を最大限に活用してください。

まず、時間を最大限に活用していないタスクを排除または委任することから始めます。確かに、そのレポートは再フォーマットする必要がありますが、インターンがあなたのためにそれを行う可能性があります。販売ソフトウェアを使用して見込み顧客のメールを自動化すると、すべてを自分で送信する必要がなくなります。

休憩をとるときは、気分をリフレッシュさせる活動や、疲れを感じる活動を意識してください。森の中を歩くことには賛成し、ソーシャルメディアで見知らぬ人と議論することには反対します。余暇活動を賢く選ぶことで、第4四半期のお金を最大限に活用できます。

最終的な考え

Coveyの時間管理マトリックスは、スケジュールが逆ではなく自分をコントロールしているように感じるときに採用する素晴らしいツールです。あなたの成功は、ラベルを割り当てるときにあなたが自分自身にどれほど正直であるかに要約されるでしょう。

自問することを恐れないでください、これは本当に緊急ですか？また、自分にとって重要なことと他の人にとって重要なことを明確に区別する必要があります。他人の重要または緊急のラベルを無批判に受け入れるのは簡単すぎます。

厳格な思考にとらわれることなく、スケジュールを完全に制御できる時間管理のスイートスポットがあります。特に起業家は、予告なしに現れる第1四半期の機会を利用できるように、スケジュールにある程度の柔軟性を考慮する必要があります。ただし、フレックスが多すぎると、時間を無駄にすることになります。 CoveyとRamseyのテクニックを自分の生活に合わせてカスタマイズするときは、ミスを犯したり、必要に応じて微調整したりするための優雅さを身に付けてください。そこに着きます。

効果的な時間管理のためのその他のヒント

注目の写真クレジット： unsplash.com経由の探索＃広告

参照

[1]	^	SAGEオートメーション：時間管理マトリックスとは正確には何ですか？また、どのようにしてメンテナンスを防ぐことができますか？
[二]	^	フォーブス： 2021年のこの時間管理の間違いを避けてください—あなたのカレンダーはあなたに感謝します