10分で正しい優先順位を付け、10倍速く作業する方法

私のチームメンバー全員が、毎日の作業に対処する必要のあるタスクを大量に抱えています。その上、彼らのタスクのほとんどは創造的なタスクか問題解決のタスクのどちらかです。それらのそれぞれは、すべてを成し遂げるためにタスクに優先順位を付ける方法を学ばなければなりませんでした。

処理するタスクがたくさんあるにもかかわらず、私たちのチームは集中力と創造性を維持し、設定された時間内に一貫して目標に向かって取り組むことができます。

正しい優先順位付けの力を通じて、チームがより少ない時間でより多くのことを成し遂げるのをどのように支援したかをお見せします。この記事を読むのに数分費やすと、長期的には文字通り何千時間も節約できます。それでは、物事に優先順位を付ける方法についての私の方法から始めましょう。

スケール法で優先順位を付ける方法

先日、新しい編集者の1人が私のところに来て、処理する必要のある多くのタスクと、常に守る必要のある期限についていくのに苦労していることを教えてくれました。

毎日の終わりに、彼女は多くのことをしたように感じましたが、創造的なアイデアを思い付くことができず、記事をうまく公開することができなかったことがよくありました。彼女が私に言ったことから、彼女が圧倒されていると感じ、ほとんどの日余分な時間を費やしたにもかかわらず、目標を達成できないことにますます不満を募らせていることは明らかでした。これらすべてが、彼女が長期的に良好なワークライフバランスを構築することを不可能にしていた。

スケール法の利用に関する私のアドバイスを聞いた後、彼女はすぐに生産性の劇的な向上を経験しました。これは次のようになりました。

彼女は作り出すことができた 3倍以上の創造的なアイデア ブログ記事用。
彼女はできた 彼女のすべての記事を時間どおりに公開します。
そして、彼女は毎日時間通りにすべての仕事を終えることができました（ もう残業はありません ！）。

彼女がどのようにそれをしたのか興味がある場合は、ステップバイステップガイドを読んでください。

1.計画のために10分を確保します

生産性の問題に取り組むことになると、行動を起こす前に計画を立てることは理にかなっています。ただし、計画にあまり関与せず、計画にとらわれて一塁を超えないようにしてください。広告

私の推奨は、計画のための特定の期間を自分自身に与えることですが、それは短くしてください。あなたの計画について考えるには、10分または15分で十分です。

この時間を使用して：

全体像を見てください。
あなたが達成する必要がある/したい現在の目標と目標について考えてください。
実行する必要のあるすべてのタスクをレイアウトします。

2.タスクを目標に合わせる

これは、優先順位を付ける方法を学習するときにスケールメソッドを効果的にするコアコンポーネントです。

それはこのように動作します：

実行しているすべてのタスクを確認し、それぞれの重要性を確認してください。具体的には、 コストとメリットによってタスクの重要性を測定する 。

コストでは、タスクごとに必要な労力（時間、お金、その他のリソースを含む）を指します。利点は、タスクが目標にどれだけ密接に貢献できるかです。

これを簡単にするために、各タスクの優先度をすばやく簡単に決定できる4つの組み合わせを以下に示します。広告

低コスト+高利益

これらのタスクは完了するのが最も簡単なため、最初に実行しますが、目標に近づくのに役立ちます。

販売パンフレット用に作成されたアートワークを承認すると、このカテゴリに当てはまる可能性があります。アートワーク/レイアウトが気に入ったかどうかは簡単に判断できますが、承認すると、リーフレットが作成され、潜在的な顧客に送信することで販売上のメリットが得られます。

高コスト+高利益

高コストのタスクを小さなタスクに分割します。つまり、大きなタスクを1時間未満で完了する小さなタスクに分割してから、これらの小さなタスクを再評価し、正しい優先度レベルを設定します。

あなたが新しい、日記のない、プロテインパウダーサプリメントの製品発売計画を書くように頼まれたと想像してみてください。一度に計画を書こうとするのではなく、異なる時間に異なるセクションを書くことを目指します（たとえば、紹介文を書くのに30分、本文を書くのに1時間、結論を書くのに30分を費やします）。

低コスト+低メリット

時間とタスクに優先順位を付ける方法を学ぶときは、この特定の組み合わせを最低の優先順位にする必要があります。このタスクを処理するために10〜15分を与えるか、これらの種類のタスクを貴重なタスクの間に置いて、便利な休憩をとってください。

これらはおそらく必要なタスク（メールのチェックなどの日常的なタスク）ですが、目的の目標を達成するのにあまり貢献しません。それらを優先リストのずっと下に置いてください。

高コスト+低利益

これらのタスクが本当に必要かどうかを確認してください。タスクの完了が必要であると判断した場合は、コストを削減する方法を考えてください。

たとえば、タスクの実行を高速化するのに役立つツールやシステムはありますか？このカテゴリには、営業担当者のスプレッドシートの確認や更新などが含まれる可能性があります。これは、間違いを犯さずに行うのは面倒で時間のかかる作業になる可能性があります。ただし、このプロセスを即座にシームレスにすることができるアプリはたくさんあります。広告

さて、先ほど言及した編集者に戻って、彼女の典型的な毎日のタスクリストを見てみましょう。

私のアドバイスを聞いた後、彼女は 高コスト+高利益 小さなものにタスク。彼女のタスクは次のようになりました（優先順位の順に）：

また、記事をさまざまなプラットフォームに宣伝するタスクについては、そのメリットを確認した後、最も効果的なプラットフォームのみに焦点を当てることで、関連する時間コストを大幅に削減することにしました。

日常業務のコストとメリットを効果的に分析したら、次のことに飛び込むことができます。この フルライフプランナー リストのすべてを可能な限り最善の方法で完了するようにします。

ボーナスのヒント：期限付きのタスクへの取り組み

タスクを評価すると、それぞれの重要性がわかります。これにより、（目標の設定に関して）より多くのことを達成するのに役立つタスクに基づいて優先順位を付ける方法がすぐに明確になります。ただし、マネージャーや代理店などの外部関係者によって期日が設定されるため、すべてのタスクの優先順位を決定できない場合があります。

このような場合は、現在のタスクの重要性と価値を考慮した後、期限に間に合うようにリストを調整し、それに応じて優先順位を調整することをお勧めします。広告

たとえば、もう一度編集者の世界に浸りましょう。

彼女が編集した記事のいくつかは特定の日付までに公開する必要があったため、これらは緊急かつ重要なタスクです。スケールメソッドはこれを可能にし、この場合、彼女の修正されたタスクリストは次のようになります。